Client e webmail, questi sconosciuti

scritto da Martina

La settimana scorsa un cliente ci ha telefonato perché non riusciva a scaricare la posta elettronica. Come prova “al volo”, gli ho chiesto se poteva accedere alla webmail e controllare se vedeva nuovi messaggi: il cliente ha picchiettato qualcosa sulla tastiera e poi ha chiesto se doveva cliccare sul suo nome… interdetta, ci ho messo un po’ a capire che aveva cercato su Google la parola “webmail” insieme al nome della sua azienda! E per fortuna era tra i primi risultati :-)

Dopo aver aiutato il cliente a venire a capo del suo problema, ho ripensato alla telefonata e ho capito anche avevo dato per scontato che il cliente sapesse cosa fosse una “webmail” e quale fosse la differenza con il suo programma di posta… ho quindi preso spunto da una situazione reale per questo breve e semplice articolo, che spero possa essere d’aiuto a chi lavora con questi strumenti ogni giorno ma spesso non li conosce così approfonditamente.

La “webmail” è lo spazio online in cui è possibile leggere i propri messaggi di posta tramite un indirizzo (http://webmail.nomeazienda.it, oppure http://www.nomeazienda.it/webmail, o nomi simili). Anche www.gmail.com, di fatto, è una “webmail”: l’innegabile vantaggio è che in qualsiasi punto del mondo, con qualsiasi terminale connesso a Internet, è possibile accedere alla webmail e leggere la propria posta inserendo username e password. Un possibile svantaggio è lo spazio a disposizione: Gmail offre 15GB di spazio (quasi illimitato, in pratica), però non tutti hanno i server di Google, quindi spesso lo spazio per ciascuna casella di posta è ridotto, e la casella stessa rischia di riempirsi dopo qualche tempo.

Per evitare che lo spazio online (ovvero sul server) si esaurisca, è possibile scaricare la posta sul proprio computer, mediante un programma di posta (detto “client”): i programmi sono numerosi, ma i più usati sono Outlook, Mail e Thunderbird. Dopo averli configurati, la posta sarà scaricata all’interno del programma: il principale vantaggio di quest’operazione è proprio il fatto che la posta scaricata è consultabile anche senza essere connessi ad Internet, dato che ormai si trova all’interno del computer. Spesso scaricare la posta tramite client comporta la cancellazione dei messaggi dal server online: questo viene fatto per evitare che la casella si riempia (come detto prima), però comporta alcuni svantaggi, come quello di non poter più leggere la posta più vecchia da un terminale diverso dal consueto, oppure di non archiviare nel client di posta i messaggi inviati tramite webmail (e viceversa).

Una soluzione ibrida esiste, e consiste nell’utilizzo del protocollo IMAP, che permette di mantenere sempre sincronizzati tutti i dispositivi tra di loro: ad esempio, una mail inviata tramite il mio computer di casa sarà archiviata nella cartella “posta inviata” anche all’interno del mio cellulare, sebbene non l’abbia scritta con quest’ultimo. Quest’opzione è comoda per chi utilizza molti dispositivi (computer fisso, tablet, smartphone, etc…) ma non risolve il problema dello spazio della casella stessa, che comunque è predefinito.

La strada perfetta non esiste, dipende chiaramente dall’uso che si fa della posta elettronica, dalla frequenza con cui la si legge e dal tipo di messaggi che si ricevono e si inviano. Client e webmail non sono termini diversi dal consueto che però definiscono situazioni che ormai tutti noi usiamo ogni giorno, spesso senza saperlo… e tu, che soluzione hai scelto? :-)